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Maria Carmen TavaresMaria Carmen Tavares Christóvão
Mestre em Gestão da Inovação e Gestora Educacional
Consultora em Inovação Educacional da Revista Linha Direta
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 Inovação é a criação de novas realidades (PLONSKY, G. Ary, 2017). Trazer a existência o que não existe é uma característica do processo de inovação. Preconizando sob essa ótica a transformação digital é uma das maiores tendências de inovação no contexto acadêmico, sua abordagem oportuniza ganhos estratégicos para as instituições de ensino. A utilização de tecnologias digitais aliadas à “inteligência artificial, robotização, internet das coisas, computação em nuvem e dispositivos móveis tem como resultado a geração de Dados e Informações de forma exponencial na variedade, velocidade e volume (Big Data)”. (AGUIAR, Francisco.2018). Para ilustrar adequadamente esse processo de interconexão apresentamos a figura a seguir:

(clique na imagem para ampliar)
Fonte: SOLUARQ, 2018.

O processo encontra-se intrinsecamente associado aos múltiplos usos das tecnologias para apoiar processos administrativos, estratégicos e pedagógicos. Isto é, trata-se de uma ação inovativa que impacta diretamente nos processos e fluxos documentais e de informação das IES, afetando diretamente as relações e experiências dos alunos, usuários finais dos serviços prestados, tanto nas atividades administrativas, quanto nas pedagógicas.

A adesão à abordagem da transformação digital deve ser compreendida como ações estruturadas visando a maximização de resultados em todos os níveis, portanto esse processo de inovação deve ser estimulado. No entanto, para garantir o sucesso em projetos de transformação digital é altamente recomendável adotá-la enquanto fenômeno social amplo e imperativo. Pois, num cenário macro as IES necessitam constantemente de alinhamento estratégico com os atos regulatórios, com as transformações ocorridas no cenário educacional, com os avanços tecnológicos, e ainda, com a necessidade das novas gerações de estudantes, bem como as demandas exigidas pelo mercado de trabalho. É o que podemos observar no desenho dos seguintes processos:

(clique na imagem para ampliar)
Fonte: SOLUARQ,2018.

Na prática, a implementação de projetos de transformação digital perpassa, inicialmente por projetos de Paperless, que cumpre a função de reduzir grandes volumes de papeis nas atividades de produção, tramite, acesso, uso e armazenamento, com vistas a agilizar os processos e fluxos de informação para a tomada ágil de decisões.

No entanto, para garantir sucesso em projetos de transformação digital, é importante salientar que a sua aplicação não significa simplesmente a automatização de processos e digitalização de documentos, essa abordagem deve ser norteada para orientação e posicionamento do negócio.

Para o Professor Dr. Francisco Lopes Aguiar/USP, diretor da Soluarq (Soluções em Gestão da Informação) observa-se alguns ganhos com a implementação da transformação digital nas IES:

  • Agilizar o tempo de espera no atendimento;
  • Mobilidade para análise e aprovação de documentos;
  • Integração de dados, informações e documentos com outros sistemas acadêmicos e portal do aluno;
  • Auto-serviços a alunos;
  • Acesso instantâneo simultâneo a informações;
  • Otimização de fluxos e processos de trabalhos;
  • Eliminação do risco de extravio de documentos;
  • Gestão do ciclo de vida dos documentos digitais;
  • Redução e otimização de espaços físicos para armazenamento de arquivos;
  • Implementação de secretaria digital – sistema de gestão acadêmica automatizado;
  • Segurança com assinatura digital ICP Brasil;
  • Otimiza o onboarding (ingresso) e na retenção de alunos;
  • Prontuário eletrônico de alunos;
  • Digitalização descentralizada para captura de documentos;
  • Redução de tempo no trâmite de processos;

No momento em que estamos diante de novos marcos regulatórios para o ensino superior vale ressaltar os pontos de atenção observados na Portaria 315, de 2018. São eles:

Digitalização, microfilmagem e preservação digital em longo prazo de documentos

  • Obrigatoriedade das IES digitalizarem no prazo de 24 meses o seu acervo acadêmico, independentemente da fase em que se encontrem (arquivo corrente, intermediário e permanente).

Implementação de Política de Gestão Documental

  • Aplicação de Plano de Classificação de Documentos para organização de documentos físicos e digitais (em software);
  • Aplicação de Tabela de Temporalidade Documental para assegurar a prescrição legal e administrativa dos documentos nas fases (arquivo corrente, intermediário e permanente) de acordo com as especificações da Portaria AN/MJ Nº 92, de 23 de setembro de 2011, devendo as IES obedecer aos prazos de guarda e destinações finais;

Implantação e institucionalização de Arquivo Central (CEDOC)

  • É obrigatório que as IES, mantenham sob custódia e disponíveis para pronto acesso (os documentos físicos e nato-digitais produzidos e recebidos) – no mesmo endereço institucional para o qual a IES foi credenciada. Na prática isso significa implantar e institucionalizar um “Arquivo ou Centro de Documentação”;
  • Em caso de transferência dos acervos acadêmicos. É obrigatório que a IES formalize “Termo de Transferência do Acervo Acadêmico”, devidamente com firma reconhecido para a “SERES”, realizado mediante aceite por parte dos responsáveis legais, tanto da mantenedora da IES extinta ou em extinção, quanto da IES receptora e de sua mantenedora;

Descarte de documentos

  • Após o vencimento do prazo de guarda administrativa e legal dos documentos, cuja a destinação seja a eliminação, a IES poderá substituir por documento microfilmado e/ou digitalizado, desde que, observadas as disposições legais;
  • O descarte de documentos protegidos por legislação ou regulamentação específica com valor de guarda permanente e/ou de valor histórico, deverá observar as disposições legais, sob pena de ser caracterizada como irregularidade administrativa;

Responsabilidade do dirigente da IES e representante legal

  • O dirigente da IES e o representante legal da mantenedora são responsáveis pela guarda e manutenção permanentemente das condições da integridade, organização, preservação e acesso aos documentos acadêmicos.  Na prática, se faz necessário implementar instalações físicas e estruturais para tornar fácil (as atividades de armazenamento, acondicionamento, acesso, localização para pronta consulta do acervo);
  • O representante legal da mantenedora responderá, nos termos da legislação civil e penal, pela guarda e manutenção do acervo acadêmico das instituições mantidas, inclusive nos casos de negligência ou de utilização fraudulenta.
  • A manutenção de acervo acadêmico não condizente com os prazos de guarda, destinações finais e especificações definidas nesta Portaria poderão ser caracterizadas como irregularidade administrativa, sem prejuízo dos efeitos da legislação civil e penal.
  • O representante legal deve manter atualizado junto ao MEC as informações sobre a localização do acervo e quanto à responsabilidade pela emissão de documentos.

Garantir a acessibilidade dos documentos para os alunos (em caso de conclusão do curso, descredenciamento, transferência e extinção)

  • As IES e sua mantenedora terão o prazo de 6 meses para emissão de todos os documentos acadêmicos, o registro e a entrega aos egressos;
  • As mantenedoras de IES extintas até a publicação desta Portaria, quaisquer que sejam os motivos, têm o prazo de até trinta dias para informar a localização do acervo, contados da data de recebimento da notificação da SERES ou, quando da notificação por edital, da data de publicação no Diário Oficial da União – DOU.
  • Obrigatoriedade das IES, em caso de descredenciamento ou em processo de descredenciamento, indicar a IES sucessora e efetivar a transferência de seu acervo acadêmico para a guarda e a manutenção do acervo transferido, nos termos do art. 58, § 2º, do Decreto Nº 9.235, de 2017;
  • Obrigatoriedade da IES descredenciada ou em processo de descredenciamento de informar pelo seu sítio de internet as informações necessárias e suficientes para os estudantes acerca da localização do acervo, dos responsáveis temporários pela sua guarda e emissão de documentos acadêmicos, com os respectivos contatos.
  • Nos casos de comprovada impossibilidade de guarda e de manutenção do acervo pelos representantes legais da mantenedora da IES descredenciada ou em descredenciamento, e caso a transferência para outra IES não logre êxito, o responsável legal da mantenedora deverá apresentar à SERES justificativa circunstanciada, com a devida documentação probatória do alegado.

Como exposto trata-se de um processo inovador, portanto complexo, haja vista que decorre precisamente de ações conectadas necessárias de forma propositiva pela IES visando os processos de avaliação externa e cumprimento da legislação vigente.

As ações de inovação cobradas pelos instrumentos de avaliação perpassam a questão curricular. O projeto de transformação digital pode sim ser caracterizado como uma ação de inovação da instituição, desde que bem construído e articulado com outras ações previstas no Plano de Desenvolvimento Institucional (PDI).

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15 Respostas para “Transformação digital nas IES: MEC regulamenta a digitalização de acervos acadêmicos”

  • Hnerique Macedo says:

    Fazendo um adendo ao artigo, digo que a digitalização dos acervos das empresas também faz parte do Brasil corporativo mais avançado. Após a digitalização do meu arquivo físico, virei um fã da prática e recomendo para todos que pensam em fazer o mesmo, porém, acham perda de tempo e dinheiro. De fato a empresa, tendo ela grande circulação de papel, se torna exponencialmente mais eficiente com o acervo digitalizado. No meu caso digitalizei com uma empresa especializada, localizada na cidade de São Paulo ( http://www.ozoniobrasil.com.br/digitalizacao_de_documentos_sao_paulo_sp.html ) mas acredito que o serviço tenha alcance em todas as principais cidades do território nacional. Unindo-se a digitalização com os sistemas de armazenamento digital, oferecido por algumas empresas, vejo como o próximo passo para o setor empresarial do Brasil a adoção dessas novas técnicas de gerenciamento de documentos. Só o fato de ter toda sua empresa na palma da mão, sendo gerenciada até pelo celular, nos mostra a eficácia dessa tecnologia. Fica a dica para os colegas. Forte abraço.

     
  • Alda Cristina Villas Boas Ribeiro Costa says:

    Conteúdo muito bem articulado especialmente para uma pessoa que está sendo introduzida agora nesse tipo de reflexão.

     
  • Emerson Rosa says:

    Profa Carmen,

    Excelente quando percebemos propostas de utilização da tecnologia para melhorar os processos e facilitar a vida das pessoas.

     
  • Rafael Faraco says:

    Prezada Maria Carmen, muito importante você ter destacado a necessidade de digitalização dos documentos acadêmicos. Agora, acredito que devemos trabalhar para uma nova cultura digital nas IES, que vai muito além da gestão digital de documentos. Estamos no caminho, mas precisamos acelerar mais… Abraços e obrigado pelo artigo.

     
  • Denyse Moreira Guedes says:

    Parabéns Carmen pelo brilhante artigo, o qual apresenta um tema complexo e urgentemente necessário a ser implantado pelas IES. É o Brasil caminhando, embora lentamente, rumo aos melhores exemplos existentes referente ao tema!!

     
  • Welinton Baxto says:

    Prezada Maria Carmen, o presente texto resgata a recente Portaria 315/18 acerca das ações de supervisão, em especial, acervo acadêmico. Muito se discutiu sobre a temática dentro e fora do Ministério da Educação. Relembra-se que a sociedade civil organizada teve papel importante nessa contribuição, pois escutamos e validamos pontos que se apresentavam defasados com a evolução das tecnologias da informação e comunicação (TIC), digo, digitalização ddo acervo acadêmico, entre outros artigos importante!!! Muitas instituições de educação superior (IES) já possuem seus acervos acadêmico digitalizados. Todavia, fica-se na certeza que as implantaçoes dos planos indicados no PDI e o plano de aguarda e manutenção do acervo acadêmico vem com a quebra paradigma da cultura organizacional anteriormente o instituto na IES… Muito temos que falar, porém, gestão é o primeiro passo!! Abraços, Welinton Baxto

     
  • Francisco Lopes de Aguiar says:

    Cara Priscilla Amaral,
    A equipe da Soluarq se coloca a disposição da ABMES, para ministrar uma palestra, visando apresentar metodologias e soluções tecnológicas para implementar a portaria 315 – “Digitalização do Acervo Acadêmico e Governança Documental. Agradeço imensamente a Prof. Ms. Maria Carmem Christovame por sensibilizar e compartilhar conhecimentos – bases indispensáveis para implementar projetos de Transformação Digital e Inovação nas IES.

     
  • Carlos Ataídes says:

    Legal esta prestação de serviços.

    Na verdade, o Brasil está pelo menos 10 anos atrasado em relação aos EUA em uso de tecnologia da informática.

    Enquanto lá, já construíram gigantes que operam neste “novo” mercado, o Brasil começou a acordar e desenvolver ações de uso desta tecnologia somente a pouco tempo. E cerca de mais alguns poucos anos à frente é que o uso desta tecnologia estará generalizada e contribuindo para talvez toda a população. Mas já agora é muito edificante ver os que saem na frente e se fazem pioneiros nestas soluções.

    Parabéns Prof Maria Carmem por esta iniciativa que será tão útil aos que já passaram a utilizá-la.

     
  • Nei Grando says:

    Carmem, gostei do seu artigo, pois contextualiza Inovação, Transformação Digital e Digitalização Documental. Acredito que o artigo “Transformação Digital em PMEs – Por que, o que, e como fazer” em http://bit.ly/transformadig pode complementar este ao destacar outros elementos. Abraço, 🙂

     
  • Prezada Priscilla Amaral,

    A ABMES possui o comprometimento em elucidar todas as dúvidas que surgem a partir de novas regulamentações com a participação dos próprios formuladores das políticas públicas. Existem empresas privadas que também oferecem programas de capacitações. Obrigada pelo interesse. Profa. Maria Carmen

     
  • Laura Nunez says:

    Fico contente com essa iniciativa. A digitalização (de documentos, informação etc.) traz tantos beneficios que nos dá uma sensação de não saber ‘como pudemos sobreviver sem essa facilidade e agilidade até aqui?!’ (rs)
    Brincadeiras a parte, realmente a atualidade está demandando rapidez e acessibilidade, e temos que nos adaptar…

     
  • Manoel Ignácio says:

    Excelente artigo e muito esclarecedor. Bastante inovadora Realidade Digital nas IES esse é o caminho mesmo!. Meus parabéns pelo artigo.

     
  • Marcia Nery says:

    Muito esclarecedor e apropriado para as atuais condições impostas pelo MEC.
    Elucida bem o assunto é deixa claro o papel das IES e seus mantenedores!

     
  • Priscilla Amaral says:

    Boa tarde,
    Gostaria de saber se haverá um treinamento para essa inovação.

    OBRIGADA

     
  • Prof. Dr. Antonio Oliveira says:

    Prezada Profa. Maria Carmen,

    Agora é lei e as IES precisam se adequar até 2020,mas entendo que seja uma trabalho extremamente complexo.

     

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