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Márcio Schünemann
Consultor da Hoper

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A Gestão por Processos possibilita gerenciar mudanças organizacionais e melhorar a capacidade competitiva da IES através do maior sinergismo entre os vários departamentos da instituição. Proporciona também o aprimoramento do modelo cultural da instituição a partir do desenvolvimento da maturidade dos seus processos.

Uma IES é uma coleção de processos. Um processo é um grupo de tarefas inter-relacionadas e sistematizadas, dirigidas à realização de uma meta, ou seja um resultado desejado para o cliente.

A Gestão por Processos é uma abordagem para identificar, desenhar, executar, documentar, medir, monitorar, controlar e melhorar processos de negócios (ABPMP, 2013).

A Gestão por Processos não se encontra no trabalho realizado em departamentos isolados, mas sim nos processos que permeiam os departamentos, tornando as atividades organizacionais interdependentes, integradas e sistêmicas. Os processos de negócio, aqueles que de fato agregam valor na percepção do aluno, não são moldados e definidos em função das condições e necessidades das áreas, mas inversamente. As áreas servem e atendem aos processos, que por sua vez tem como foco principal o propósito da IES. Toda IES tem um componente do trabalho que é funcional, ligado à especialidade técnica da área e outro que é processual ligado à sequência de atividades. O desafio da IES é decidir qual eixo de coordenação priorizar: funções ou processos?

O mapeamento de processos é uma importante ferramenta para qualificar os resultados da IES e desenvolver melhorias. Possibilita entendimento do fluxo de atividades, da integração entre as áreas da IES, das regras de negócio e principalmente direciona atenção para oportunidades de melhorias.

Qualificar os processos em uma IES depende das suas particularidades e a metodologia escolhida merece adequação ao contexto. Não existe uma receita pronta ou mesmo uma metodologia definitiva. Segundo o BPM CBOK, a melhoria dos processos envolve 6 etapas.

A figura a seguir ilustra o Ciclo de Vida para melhoria nos processos:

Fonte: ABPMP (2013)

  • Envolve o alinhamento da estratégia da IES aos processos internos. O desafio desta etapa é priorizar e garantir o vínculo entre as diretrizes estratégicas e a rotina do dia-a-dia.
  • Análise. Tem por objetivo entender o contexto da IES, a situação atual (AS-IS) do processo em análise. Algumas perguntas para nortear esta fase são: Qual o objetivo do processo? Quais as saídas (outputs) e entradas (inputs)? Quem são os clientes? Quais os gargalos e dificuldades?
  • É o momento para se definir o novo cenário (TO-BE) do processo. São desenvolvidas soluções para os problemas identificados na fase anterior. Nesta etapa são definidos: objetivo; fluxo das atividades; detalhamento das atividades; matriz de responsabilidades; regras de negócio e indicadores.
  • Implementação. É o momento de se executar o que foi planejado na fase de desenho. Algumas ações desta fase são: desenvolvimento ou mudanças em sistemas integrados de gestão e em outras tecnologias, desenvolvimento de mecanismos automatizados de regras de negócio.
  • Monitoramento e Controle. Envolve gerenciar o desempenho do processo para que eventuais desvios possam ser corrigidos.
  • Refinamento. Nesta etapa são ajustados os desvios encontrados na fase anterior.

A cultura de transformação da IES a partir dos processos é um relevante ativo para a instituição que pretende ser cada vez mais competitiva no desafiador mercado educacional brasileiro.

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Referências:

ABPMP – Guia para o Gerenciamento de Processos de Negócio – Corpo Comum de Conhecimento (BPM CBOK) – Versão 3.0. São Paulo, 2013.

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